L’un des aspects clés d’une entreprise de vente en gros d’électricité est que les produits sont achetés pour être vendus, et non comme matières premières pour la fabrication. Les clients en gros peuvent généralement acheter exactement le même produit auprès de plusieurs sources. C’est pourquoi, il est essentiel de gérer l’ensemble de la chaîne d’approvisionnement en une seule entité, de l’envoi d’un bon de commande à un fournisseur jusqu’à l’envoi d’une facture à un client.
Dans le blog précédent, nous avons examiné le rôle du Directeur Financier Transactionnel dans le rapprochement des départements Comptes Fournisseurs et Comptes Clients. Nous allons maintenant donner quelques exemples sur la façon dont le Directeur Financier Transactionnel peut utiliser la transformation de la chaîne d’approvisionnement afin de devenir un meilleur client pour ses fournisseurs et un meilleur fournisseur pour ses clients.
Le but de ces exemples est d’assurer les objectifs de croissance durable en améliorant la rentabilité et l’excellence du service. Ils se concentrent sur l’élimination des tâches manuelles et la réduction des erreurs grâce à l’automatisation, ce qui facilite l’activité de l’entreprise en permettant au personnel de se concentrer sur l’augmentation des ventes et de répondre plus rapidement aux demandes des fournisseurs et des clients.
L’un des avantages supplémentaires de l’automatisation est la suppression du papier de la chaîne d’approvisionnement, ce qui contribue à des pratiques commerciales durables grâce à la réduction de l’empreinte carbone de l’organisation. La réduction du CO2 résulte non seulement de la réduction du papier, mais aussi de la suppression de l’impact du transport du papier d’une organisation à une autre.
Échange de Documents Électroniques
Nous avons délibérément utilisé le terme d’échange plutôt que de transmission, car nous faisons référence à plus de choses que de l’EDI. Au début bien sûr, les grossistes en électricité peuvent devenir de bien meilleurs clients et fournisseurs en introduisant l’EDI dans leur chaîne d’approvisionnement chaque fois que cela est possible.
Cependant, il est important de savoir à quoi les partenaires commerciaux peuvent faire face en termes de documents et de leur contenu. Les grossistes en électricité ne sont pas comme les clients typiques car ils commandent des quantités importantes de produits en stock, souvent livrés à plusieurs succursales. En outre, il existe des commandes uniques, souvent placées spécifiquement en fonction des besoins de leurs clients, avec des délais de livraison critiques.
Par conséquent, il est important de travailler avec les fournisseurs pour comprendre ce à quoi leurs systèmes peuvent faire face et comment utiliser au mieux l’EDI pour les commandes. Par exemple, des instructions de livraison spécifiques pour certains produits peuvent toujours nécessiter une intervention manuelle.
Parallèlement à l’EDI, les PDF sont utilisés en grand nombre, et souvent en majorité pour des bons de commande et des factures. De nombreuses entreprises utilisent des technologies d’extraction de caractères pour convertir des PDF en commandes EDI. Pour devenir de meilleurs clients et de meilleurs fournisseurs, les grossistes en électricité doivent optimiser la mise en page de leurs documents PDF pour s’assurer qu’ils sont facilement lisibles par des systèmes. La sélection des polices, la position des cases et le texte dans les cases (pas trop près du bord), les images, etc. peuvent faire la différence entre ce qui est facile à lire par un système et ce qui ne l’est pas.
Enfin, l’utilisation de catalogues électroniques peut faciliter les relations commerciales avec un grossiste en électricité. Il peut garantir que les succursales passent des commandes pour les articles convenus à des prix déjà négociés et que les clients des grossistes peuvent facilement leur acheter des produits.
Bons de Commande et Factures, mais quoi d’autre ?
En plus des bons de commande et des factures, il existe d’autres documents que les grossistes en électricité peuvent ajouter aux documents échangés dans leur chaîne d’approvisionnement pour faciliter leurs relations commerciales.
En tant que client, l’introduction de Notes de Débit peut permettre à un grossiste en électricité d’être un meilleur client en facilitant le paiement des factures incorrectes plus rapidement et à temps. Plutôt que de demander un Avoir avec les retards associés pour en attendre un, l’émission d’une Note de Débit et le paiement du solde de la facture permettent de virer les fonds au fournisseur avant de résoudre les problèmes liés à la facture incorrecte. Les Notes de Débit permettent également au grossiste en électricité de conserver les données correctes dans ses livres comptables.
En tant que fournisseur, l’envoi de preuves de livraison électroniques avec une facture facilite le traitement de la facture par les clients d’un grossiste en électricité et peut avoir l’avantage supplémentaire d’accélérer le paiement des factures pour le grossiste.
D’autres documents qui permettent aux grossistes en électricité de devenir de meilleurs fournisseurs sont les Accusés de Réception des Bons de Commande et les Avis d’Expédition. Ceux-ci peuvent garantir que les Bons de Commande originaux sont corrects en termes d’informations spécifiques telles que les numéros d’article, les prix, les unités de mesure et les quantités de commande minimales. Cependant, encore une fois, il est important de souligner qu’il est nécessaire de savoir si vos clients peuvent utiliser ces documents et données, en particulier lorsqu’ils sont envoyés sous forme de documents EDI.
Automatiser les Processus de la Chaîne d’Approvisionnement
Il existe un certain nombre de processus au sein de l’ensemble de la chaîne d’approvisionnement du grossiste en électricité où l’automatisation peut améliorer le service qu’il fournit en tant que client et en tant que fournisseur.
Un exemple pour améliorer le service en tant que fournisseur est de pouvoir fournir des données sur les stocks de ses propres fournisseurs. Avec des informations de stock disponibles en temps quasi réel, un grossiste en électricité peut fournir à ses clients des délais de livraison pour les produits en rupture de stock dans ses succursales ou entrepôts, augmentant ainsi la disponibilité des produits au moment de la commande.
Avec la majorité des commandes envoyées par les grossistes en électricité pour que le stock soit livré à plusieurs succursales, la réception des marchandises devient beaucoup plus importante. Le rapprochement des factures et des bons de commande avec les avis de réception de marchandises peut être beaucoup plus complexe que pour un client typique. L’automatisation de ces processus et en particulier le traitement des écarts et des anomalies peut réduire le nombre d’erreurs et de litiges devant impliquer le fournisseur et accélérer le délai de paiement des factures.
Nous espérons que ces exemples vous ont donné matière à réflexion, notre expérience a montré qu’ils contribueront positivement à la rentabilité et à l’excellence du service. Dans notre prochain blog, nous allons approfondir l’automatisation et les indicateurs de performance clés, en examinant les meilleures pratiques et comment éviter les pièges habituels. Comme toujours, nous serons heureux de recevoir vos remarques et commentaires.