Workflowoplossingen voor documentroutering

Home " Oplossingen " Document Management " Workflow " Documenten doorsturen

Gerelateerde inhoud

Archivering

Goedkeuring van het document

Annulering van documenten

Document correctie

Document creatie

Verwerking van documenten

Zoeken naar documenten

Document uploaden

Workflows

Nuttige bronnen

Data Sheets

Eenvoudig beheren hoe en waar uw documenten worden verzonden

De Document Routing workflow van B2BE is een zeer flexibele, gebruiksvriendelijke manier om te beheren hoe de ontvangers van uw bedrijfsdocumenten, zoals facturen, deze ontvangen.

Als u het volledige scala aan documentdistributiemethoden gebruikt, zoals EDI, e-mail, printmanagement (of zelfs facsimile die B2BE kan ondersteunen) of een subset hiervan, zoals EDI en e-mail, kunt u met de Document Routing workflow eenvoudig met een paar klikken wijzigen hoe elke ontvanger het document ontvangt.

Als u een klant wilt veranderen van afdrukbeheer naar e-mail om de kosten te verlagen is dat zo eenvoudig als een paar klikken. Evenzo, als u meer opties nodig hebt bij het e-mailen van documenten, zoals Cc's, Bcc's en de mogelijkheid om de formaten per ontvanger te wijzigen, bijvoorbeeld PDF, Excel, XML enzovoort.

Belangrijkste kenmerken van B2BE's Document Routing workflow oplossing

Cloud-gebaseerd en gemakkelijk te gebruiken

De Document Routing-workflow is eenvoudig toegankelijk via het webportaal en is dus cloud-based. Aan de hand van specifieke records in het document, zoals het klantnummer, kunt u in enkele seconden de distributiemethode configureren.

Op basis van de methode kunt u de distributiegegevens en het e-mailadres invoeren, bijvoorbeeld voor gemailde documenten, en zodra de documenten zijn opgeslagen, worden ze op basis van de configuratie verzonden.

Ondersteunt alle B2BE Document Management oplossingen

Of u nu documenten wilt distribueren via print en post, e-mail, EDI of zelfs fax. De Document Routing-workflow kan eenvoudig worden geconfigureerd om alle methoden te verwerken, zodat u ze allemaal kunt afwisselen. Als u een document via twee methoden moet verzenden, is dit met de oplossing gemakkelijk te realiseren.

Ondersteuning van elk formaat

Natuurlijk worden de meeste documenten, met uitzondering van EDI, gewoonlijk als PDF-documenten gedistribueerd. Met de workflow kunt u echter elk formaat naar elke ontvanger distribueren. Indien nodig kunt u zelfs hetzelfde document in verschillende formaten naar twee ontvangers sturen.

Document verplaatsen naar goedkopere methoden

Iedereen wil de meest efficiënte en kosteneffectieve aanpak van documentbeheer. De Document Routing workflow biedt u precies dat. U kunt ontvangers gemakkelijk van de ene methode naar de andere verplaatsen op basis van de mogelijkheden van uw handelspartner en de meest kosteneffectieve aanpak om dat in een paar klikken te bereiken.

U wilt bijvoorbeeld facturen van klanten en uw postkamer automatiseren. B2BE zal uw print en post afhandelen, maar na verloop van tijd kunt u de klanten overzetten naar e-mail of zelfs EDI, waardoor de kosten dalen en uw documentbeheer meer geautomatiseerd wordt.

Zichtbaarheid en controle

Elk document dat via de Document Routing-workflow wordt verzonden, is volledig controleerbaar en traceerbaar. Dat wil zeggen dat u kunt zien wanneer, hoe en waarheen het is verzonden.

Alle documenten zijn historisch beschikbaar op basis van de archiveringsregels en in scenario's waarin een document opnieuw moet worden verzonden, kan dit eenvoudig worden beheerd binnen de workflow.

B2BE's Document Routing workflow

Onze Document Routing workflow is een eenvoudige manier om te beheren hoe de ontvangers van documenten deze ontvangen. U kunt in een paar seconden schakelen tussen distributie via print, e-mail en EDI.