Oplossingen voor documentbeheer
Touchless oplossingen, die 100% automatisering van uw supply chain documenten mogelijk maken
De Document Management oplossingen van B2BE creëren een touchless, geautomatiseerde document management omgeving om al uw bedrijfsdocumenten te automatiseren, ongeacht de manier waarop ze verzonden of ontvangen moeten worden. Het maakt niet uit hoe uw handelspartners, leveranciers of klanten, met uw organisatie moeten handelen, via de oplossingen van B2BE kan dit volledig geautomatiseerd, 100% elektronisch gebeuren.
Neem de stress weg van het beheer van meerdere verschillende methoden voor de ontvangst en distributie van documenten en creëer één enkel kanaal in en uit uw organisatie en ERP-systeem. Ongeacht welk document u moet verzenden of ontvangen. Of u nu documenten wilt distribueren via EDI, Web EDI, E-mail of Print en Post, of documenten wilt ontvangen via EDI, Web EDI, Document Digitalisering of OCR. B2BE kan in ieder geval de oplossing creëren die aan al uw behoeften op het gebied van documentbeheer voldoet. Combineer één of meer distributie- of ontvangstmethoden om al uw documentbeheer te regelen.
De Document Management oplossingen van B2BE zijn ook ontworpen om naadloos samen te werken met de Procure to Pay of Order to Cash oplossingen van B2BE om uw backoffice functionaliteit beter te automatiseren.
Oplossingen voor documentbeheer
Digitalisering van documenten
Veel organisaties hebben een zeer lange staart in hun supply chain of leveranciersbestand die niet geschikt zijn voor EDI. Met de Document digitalisering van B2BE kunnen alle papieren facturen van uw leveranciers elektronisch worden ontvangen, 100%.
Lees meer
E-mail Gateway
Hoewel veel van uw handelspartners geschikt zijn voor EDI, zijn er veel die dat niet zijn, of de documenten lenen zich niet gemakkelijk voor integratie. Met de e-mailoplossing van B2BE worden de documenten voor u elektronisch gemaakt en naar de ontvanger gemaild.
Lees meer
Veld naar factuur
Voor diegenen in het olieveld die FieldFX gebruiken, betekent de Field to Invoice-oplossing dat uw facturen en ondersteunende tickets in real-time vanuit het veld kunnen worden verzonden. Geen tijdverlies of wachten op de terugkeer van resources op kantoor voordat facturen kunnen worden uitgegeven.
Lees meer
Print Management
Hoewel EDI en e-mail ervoor zorgen dat je voornamelijk elektronisch werkt, willen en moeten sommige klanten nog steeds documenten per post ontvangen. Met de printmanagementoplossing van B2BE kunt u 100% elektronisch blijven terwijl u gebruik maakt van de kostenbesparende printmanagementdiensten van B2BE.
Lees meer
Web EDI
Hebt u leveranciers die niet geschikt zijn voor EDI en die toch elk type document elektronisch willen kunnen verhandelen?
Of bent u een verkoper die met veel klanten elektronisch moet handelen? De Web Trader oplossing van B2BE is een volledig gehoste EDI-oplossing in de cloud om u daarbij te helpen. Elektronisch handelen.
Lees meer
Uitdagingen van het gebruik van traditionele oplossingen voor documentbeheer
Complexe eisen
Handelspartners, leveranciers en klanten beschikken over verschillende mogelijkheden om zakelijke documenten met elkaar te verhandelen. Sommige zijn geavanceerder, andere minder. Een omgeving creëren om alle aspecten van uw handelsrelaties te beheren is niet eenvoudig en betekent ook dat er meer middelen nodig zijn om ze te beheren op basis van hun complexiteit en multichannelvereisten.
Evoluerende normen
Wanneer u elektronisch handelt, handelt u mogelijk in vele sectoren en met vele verschillende handelspartners, die allemaal verschillende normen ondersteunen en verschillende vereisten voor elektronische handel, validatieregels en accreditatie hebben. Dit maakt het beheer en de ondersteuning complexer.
E-bereidheid van handelspartners
Sommige bedrijfstakken, zoals de FMCG, maken elektronische handel verplicht, terwijl andere, vanwege de aard van de manier waarop zij kopen en verkopen, minder geschikt zijn voor elektronische handel. E-geschikt zijn betekent ook een zekere investering die gewoonlijk wordt gecompenseerd door lagere kosten. Dit is echter niet altijd het geval als gevolg van de complexiteit van een bedrijfstak of eenvoudigweg omdat de volumes niet opwegen tegen het rendement van de investering.
Zakelijke inzichtelijkheid
Een van de belangrijkste factoren bij automatisering en stroomlijning is de mogelijkheid om het bedrijf mee te nemen op de reis. Daartoe moeten zij zichtbaarheid en informatie binnen handbereik hebben om zich onderdeel van de reis te voelen. Ze hebben buy-in nodig!
Tijd en moeite
Het beheer van de handmatige en ongelijksoortige distributie van bedrijfsdocumenten tussen uw leveranciers en klanten maakt de fysieke tijd natuurlijk nog groter. Hoe meer handmatig, hoe meer tijd er wordt verspild aan de distributie van documenten, en de middelen worden niet effectief of efficiënt ingezet op gebieden die waarde toevoegen.
Belangrijkste kenmerken van de Document Management oplossingen van B2BE
Verrijking en validatie
Een van de sleutels tot een correcte integratie en verzending of ontvangst van documenten is ervoor te zorgen dat de juiste gegevens worden verzonden en ontvangen. B2BE kan gegevens tijdens het verzenden of ontvangen verrijken en valideren, zodat jouw organisatie of je handelspartners de juiste informatie krijgen.
Veel en elk formaat
Of je nu een enkel document wilt verhandelen zoals facturen of vele soorten documenten, met de Document Management oplossing van B2BE is het mogelijk om elk formaat te verzenden met behoud van één formaat in en uit je eigen omgeving. B2BE kan EDI-bestanden beheren zodat ze worden verzonden en ontvangen in het door u of uw handelspartner gewenste formaat of als u documenten via e-mail of via de printmanagementoplossing van B2BE moet verzenden, kunnen ze zo worden verzonden dat ze overeenkomen met uw eigen fysieke documenten.
Hulpmiddelen voor documentverwerking
B2BE heeft een reeks cloud based tools om te helpen bij het beheer van uw documenten. Of u nu documenten wilt valideren voordat ze in uw ERP-systeem worden opgenomen of leveranciers andere manieren wilt bieden om documenten te ontvangen en te verzenden. B2BE biedt een scala aan tools om te helpen met uw document management processen waarbij u eigenaar bent van het proces.
Online zichtbaarheid
Archivering
Sommige aankoop- en/of verkoopprocessen kunnen zich over een lange periode afspelen, bijvoorbeeld kapitaaluitgaven kunnen langere cycli hebben. Ook voor facturen gelden beperkingen ten aanzien van de bewaartermijn voor fiscale doeleinden. Alle documenten die in een van de B2BE Document Management oplossingen worden verzonden of ontvangen, kunnen gedurende een willekeurige periode worden bewaard voor historische en rapportage doeleinden.
Wat u kunt bereiken met de Document Management oplossingen van B2BE
Vereenvoudiging
De mogelijkheid hebben om elk document te verzenden en te ontvangen op basis van wat uw handelspartners kunnen ondersteunen, betekent dat het gemakkelijker is om met uw handelspartners te handelen volgens een aanpak die in enkele seconden gemakkelijk en eenvoudig kan worden gewijzigd zonder dat daarvoor veel technische vaardigheden nodig zijn. Hoe gemakkelijker het is om elektronisch te handelen, hoe sneller de invoering en hoe meer uw organisatie op weg is naar stroomlijning en kostenbesparing.
Touchless automatisering
Met de Document Management oplossing worden de bestanden die u tussen B2BE en uw organisatie verstuurt of ontvangt, geautomatiseerd en zonder aanraking. Evenzo hoeft u de documenten die tussen uw leveranciers of klanten worden verzonden of ontvangen niet meer aan te raken. Het end-to-end proces is volledig geautomatiseerd, zelfs als u documenten opnieuw moet versturen.
Elk document, elke distributiemethode
Oplossingen voor documentbeheer kunnen worden geleverd om zo goed mogelijk aan de behoeften van uw organisatie en handelspartners te voldoen, waarbij de nadruk ligt op het verwijderen van de handmatige processen. Door een aantal benaderingen te combineren kan uw organisatie de distributie van documenten verplaatsen van inefficiëntere en duurdere manieren naar efficiëntere en kosteneffectievere benaderingen. De oplossingen van B2BE kunnen gemakkelijk worden gecombineerd.
Hulpmiddelen voor samenwerking
Alle documenten die je verstuurt of ontvangt zijn online beschikbaar via het B2BE Customer Centre of voor een meer op maat gemaakte oplossing die je kunt delen met leveranciers en klanten via het B2BE Web Portal. Het betekent dat uw bedrijf en handelspartners volledig inzicht hebben in alle documenten die zij met uw organisatie verhandelen en in gevallen waarin het document deel uitmaakt van een grotere transactieset kunnen deze aan elkaar worden gekoppeld voor een eenvoudige traceerbaarheid.
Managed solutions
Om u te helpen op uw reis naar documentbeheer kunt u uw eigen lot bepalen of B2BE kan u helpen en uw organisatie een managed service bieden. Voor documentbeheeroplossingen zoals EDI kan B2BE u helpen bij de onboarding van uw klanten of leveranciers en de technische aspecten van het traject beheren, zodat uw organisatie en teams zich kunnen richten op de belangrijkste zakelijke relaties rond het beheer van uw handelspartners.
Succesverhalen over documentbeheer
Ook voor
