Oplossingen voor Print Management

Home " Oplossingen " Document Management " Print Management

Gerelateerde inhoud

Archivering

Nuttige bronnen

Wanneer u uw geprinte document wilt automatiseren

Hoewel u veel van uw documentbeheer kunt automatiseren, moeten veel documenten, zoals facturen, nog steeds worden geprint en gepost, omdat sommige klanten nog steeds liever papier ontvangen.

Hoewel printen en posten niet de meest efficiënte oplossing voor documentbeheer is, kan B2BE dit wel automatiseren, zodat je documenten elektronisch naar B2BE kunt sturen, net als elk ander elektronisch document. Het print- en distributieproces wordt dan door B2BE beheerd, zodat je niet met papier hoeft om te gaan.

B2BE kan ook de post consolideren en optimaliseren om de kosten te verlagen. Als u een volledige oplossing voor documentbeheer hebt, kunnen handelspartners die papier ontvangen na verloop van tijd natuurlijk worden gemigreerd naar een kosteneffectievere en efficiëntere aanpak. Waarom documenten blijven printen en posten als B2BE al uw documentrouting en -kanalen kan beheren?

Print Management helpt bij het oplossen van

Tijdrovende processen

De fysieke tijd die nodig is om postdocumenten voor te bereiden en te verspreiden kan zeer tijdrovend en omslachtig zijn. Het beheer van de voorraad en de voorraden, het beheer van de apparatuur en het onderhoud ervan en tenslotte het daadwerkelijk fysiek afdrukken, vouwen en in enveloppen steken vergt veel tijd.

Foutgevoeligheid

Zoals elk handmatig proces, of waar enige automatisering wordt toegepast, is de kans op fouten groter. Dit verhoogt het risico, u wilt bijvoorbeeld geen factuur voor de ene klant naar de andere sturen.

Prijzige processen

Het beheer van een geavanceerde postkamer is duur. Om de kosten te drukken moet worden geïnvesteerd in vouw- en frankeerapparatuur. Ook moeten er voorraden enveloppen, briefpapier en verbruiksgoederen worden aangehouden, wat de overhead- en vaste kosten verhoogt.

Arbeidsintensiteit

Het beheer van de apparatuur om het afdruk- en postproces te beheren is arbeidsintensief en er moet worden gezorgd voor fail-over bij afwezigheid van werknemers. Bij kleinere afdruk- en postbehoeften, waarbij het niet de moeite loont om in apparatuur te investeren, neemt het arbeidselement exponentieel toe.

Fouten

Het feit alleen al dat het beheer van fysieke postprocessen vervelend is. Personeel kan fouten maken als het zich niet concentreert en dat heeft vele gevolgen. Middelen zijn duur en kunnen in een organisatie op veel productievere manieren worden gebruikt.

B2BE's workflow voor afdrukbeheer

Onze Print Management-oplossing is een geweldige manier om het afdrukken en distribueren van fysieke documenten te automatiseren en zo uw kosten te verlagen.

Belangrijkste kenmerken van de B2BE-oplossing voor afdrukbeheer

Consolidatie

De Print Management oplossing van B2BE maakt consolidatie van documenten naar dezelfde ontvanger mogelijk, zodat deze minder artikelen ontvangt en de print- en portokosten kunnen worden beperkt. De consolidatie kan ook per week plaatsvinden, of langer, zodat postprocessen kunnen worden geoptimaliseerd om de consolidatie te vergroten.

Inzichtelijkheid

Zoals bij elke B2BE Document Management oplossing kunt u alle via de printmanagement oplossing verstuurde documenten inzien en indien nodig opnieuw versturen. Dit maakt het makkelijker voor credit teams om te zien wat er gaande is en systemen en processen te controleren wanneer u bijvoorbeeld klantenfacturen verstuurt.

Gevalideerde post

Adrescontroles kunnen worden uitgevoerd op adressen terwijl ze door het systeem gaan, of als een eerste oefening om adressen te valideren zodat de beste tarieven kunnen worden toegepast. Geautomatiseerde meldingen of afwijzingen als het adres onherkenbaar is, kunnen ook binnen de printmanagementoplossing worden toegepast.

Beheer van verbruiksgoederen

Laat B2BE de verbruiksartikelen beheren zodat jij dat niet hoeft te doen. Of je nu gewoon papier of voorbedrukt briefpapier gebruikt, B2BE kan alle verbruiksartikelen en de aanvulling ervan beheren, zodat jij dat niet hoeft te doen.

Waarom afdrukbeheer?

Door de distributie van papieren documenten uit uw organisatie te verwijderen, kunt u de kosten exponentieel verlagen, gewoon omdat u geen apparatuur en middelen nodig hebt.

Wat u kunt bereiken met de B2BE-oplossing voor Print Management

Lagere running kosten

Door de consolidatie- en clean mail-processen van B2BE te combineren kan B2BE uw postkosten helpen verlagen. Ook het gebruik van onze inkooptarieven voor verbruiksartikelen en het beheer daarvan kan helpen de overheadkosten te verlagen. Uiteindelijk kunnen uw medewerkers meer nuttige dingen doen met hun tijd.

Volledig elektronisch

Vanuit jouw perspectief ontvangt B2BE elektronische bestanden, formatteert ze zodanig dat ze overeenkomen met jouw papieren documenten, waardoor ze online beschikbaar zijn als PDF en je niet langer met papier hoeft om te gaan. Ook de gegevens die B2BE ontvangt kunnen hetzelfde zijn, ongeacht of het document via EDI, e-mail of B2BE's Print Management oplossing wordt verzonden. Gemakkelijk en flexibel!

Controleerbaar

Zoals bij alle Document Management oplossingen van B2BE is de printmanagement oplossing controleerbaar zodat alle documenten online beschikbaar en eenvoudig toegankelijk zijn en eventueel opnieuw kunnen worden verzonden. Het document kan ook via een andere methode, bijvoorbeeld e-mail, opnieuw worden verzonden.

Migratie van documentbeheer

Als u de Print Management oplossing van B2BE combineert met een Document Management oplossing kunt u eenvoudig ontvangers van post verplaatsen naar meer kosteneffectieve en geautomatiseerde oplossingen zonder dat u systeemwijzigingen hoeft door te voeren. Verplaats bijvoorbeeld een klant die papieren facturen ontvangt naar e-mail of EDI.