Workflow oplossingen

Home " Oplossingen " Document Management " Workflow

Gerelateerde inhoud

Archivering

Goedkeuring van het document

Annulering van documenten

Document correctie

Document creatie

Verwerking van documenten

Zoeken naar documenten

Documenten doorsturen

Document uploaden

Nuttige bronnen

Data Sheets

Controle over uw oplossingen voor documentbeheer

Document Management oplossingen en het elektronisch verzenden of integreren van documenten is niet altijd eenvoudig te beheren binnen de systemen van uw organisatie. B2BE biedt voor veel van de Document Management oplossingen die B2BE aanbiedt een breed scala aan workflows om het verkeer van documenten tussen leveranciers en afnemers en hun handelspartners beter te begeleiden.

Of het nu gaat om het valideren of routeren van documenten of om specifieke workflows om het uploaden en verwerken van documenten mogelijk te maken, de workflows van B2BE zijn ontworpen om de Document Management ervaring te verbeteren en te helpen op gebieden die uw systemen misschien niet gemakkelijk aankunnen of waar menselijke tussenkomst zinvol is.

Workflows helpen bij het oplossen van

Data integriteit

Terwijl een koper en verkoper aan het begin van een koopovereenkomst tijd kunnen besteden aan het afstemmen van producten, kunnen deze in de loop van de tijd evolueren. Elektronisch verzonden gegevens kunnen verkeerd zijn, waardoor onjuiste zendingen ontstaan of het proces eenvoudigweg wordt vertraagd, wat niet het doel van automatisering is.

Product afstemming

Producten kunnen worden vervangen, prijzen worden gewijzigd en producten worden stopgezet. Deze op één lijn houden is moeilijk en vergt inspanning. Bij de invoering van een geïntegreerde EDI-oplossing levert dit fouten op, waardoor de managementinspanning toeneemt en tijd verloren gaat. Wordt die tijd niet besteed, dan is de kans groot dat goederen verkeerd of helemaal niet worden verzonden.

Afwijkingen bij kopers en leveranciers

De wijze waarop een afnemer koopt en een leverancier verkoopt kan verschillen, zelfs wanneer er overeenkomsten bestaan. Een afnemer kan bijvoorbeeld kopen in meters of lengtes en een leverancier kan verkopen in rollen. Deze problemen zullen altijd bestaan en in sommige bedrijfstakken nog meer. Dit kan problemen opleveren bij de integratie, aangezien goederen in de verkeerde hoeveelheden kunnen worden verzonden.

Beperkingen van het systeem

Simpel gezegd hebben sommige systemen beperkingen bij het omgaan met variaties. Als alles op elkaar is afgestemd en de gegevens kloppen, is er geen probleem. Als de gegevens echter onjuist zijn, kan een ERP- of bedrijfssysteem er niet op een gemakkelijk te beheren manier mee omgaan, waardoor de waarde van elektronische handel verloren gaat.

Complexe producten

In sommige bedrijfstakken zijn producten complex, bestaan zij uit meerdere onderdelen of componenten of worden zij op bestelling vervaardigd. Dit soort orders moet in veel gevallen worden beoordeeld, gecontroleerd, gewijzigd en goedgekeurd voordat de verkooporder kan worden aangemaakt en de productie kan beginnen. Als het fout gaat, kunnen waardevolle middelen, fysiek en financieel, verloren gaan.

Belangrijkste kenmerken van de workflow oplossingen van B2BE

Geautomatiseerde, op regels gebaseerde validatie

De regels kunnen in de meeste document management workflows worden gedefinieerd om problemen vast te leggen wanneer deze zich voordoen, zodat het niet nodig is om elk document dat door een van de B2BE Document Management oplossingen gaat handmatig te controleren.

Afhandeling van uitzonderingen

Met de B2BE Document Management workflows kunt u de uitzonderingen configureren die u wilt vastleggen of het proces dat de workflow creëert, zodat het kan worden aangepast per documenttype of fase binnen de documenttransactieset.

Geautomatiseerde meldingen

Natuurlijk wil niemand de hele dag naar een applicatie kijken om te wachten tot er iets gebeurt. De workflows van B2BE zijn ontworpen om je automatisch op de hoogte te stellen wanneer zich een gebeurtenis voordoet die om aandacht en eventuele actie vraagt.

Handmatige correctie van gegevens

Wanneer een workflow een probleem detecteert op basis van de ingestelde regels, kunnen gebruikers een aantal acties ondernemen, waaronder het afwijzen van het document of het corrigeren van het probleem en opnieuw valideren, zodat wat u ontvangt nauwkeurig is en geen problemen veroorzaakt binnen uw ERP- of bedrijfssysteem.

Geautomatiseerde rectificatie

Veel van de beschikbare workflows voor het beheer van uw oplossingen voor documentbeheer kunnen worden geconfigureerd om elementen van de workflow te automatiseren, zodat u niet elk document hoeft te controleren, valideren of beoordelen, zodat u zich alleen kunt richten op documenten die problemen opleveren.

Wat u kunt bereiken met de Workflow oplossingen van B2BE

Nauwkeurige integratie

EDI of andere oplossingen voor documentbeheer zijn afhankelijk van nauwkeurigheid, slechte gegevens of processen betekenen vertragingen en handmatige interventie. De Document Management workflows van B2BE zorgen voor een grotere nauwkeurigheid. Of in het beste geval worden problemen vroeg in het proces geïdentificeerd in plaats van verder in de set transactiedocumenten, bijvoorbeeld bij de facturering.

Vermindering van foutbeheer

Door een reeks regels in te stellen en gebruikers in staat te stellen deze gemakkelijk online te beheren, kunnen fouten of problemen worden beperkt en zal wat uw ERP- of bedrijfssysteem ontvangt of u verstuurt, de eerste keer correct zijn, wat betekent dat de levertijden worden nageleefd en dat er minder kans is dat goederen worden teruggestuurd of opgehouden.

Beter reactievermogen

Als u alleen uitzonderingen beheert en u op de hoogte wordt gebracht wanneer deze zich voordoen, kunt u beter reageren op klanten of leveranciers en het probleem tijdig oplossen, zodat het toeleveringsproces niet wordt vertraagd.

Meer en beter inzicht

De workflowoplossingen zijn allemaal cloudgebaseerd en beschikbaar via het webportaal, wat betekent dat ze overal toegankelijk zijn en zeer zichtbaar en gebruiksvriendelijk zijn, zodat fouten of problemen gemakkelijk kunnen worden opgespoord en er snel passende maatregelen kunnen worden genomen.