Oplossingen voor documentdigitalisering
Digitalisering de handjes om te komen tot het elektronische
Hoewel Document Management oplossingen meestal in staat zijn om het grootste deel van uw inkomende documenten te automatiseren, blijven er een aantal documenten die u op papier of in PDF-formaat ontvangt en die nog steeds handmatig moeten worden verwerkt. Facturen van leveranciers zijn typisch een gebied waar uw organisatie nog steeds veel papieren documenten ontvangt.
Het digitaliseringsproces van documenten maakt de ontvangst van deze documenten mogelijk, die vervolgens worden gedigitaliseerd om het standaardproces van een elektronisch document te kunnen volgen. De oplossing is een geweldige manier om alle handmatige leveranciersfacturen te verwijderen, zodat u 100% elektronisch ontvangt en een zeer flexibele aanpak binnen uw Document Management suite kunt opbouwen.
Digitalisering van documenten helpt bij het oplossen van
Ontvangst en verwerking
Wanneer documenten, met name facturen van leveranciers, op papier worden ontvangen, betekent dit dat ze moeten worden ontvangen, gesorteerd, beheerd en verwerkt en vervolgens opgeslagen. Allemaal tijdrovend en zeer handmatig.
Slechte audit en controle
Zoals bij de meeste handmatige processen is er altijd ruimte voor fouten. De ontvangst van papieren kopieën en de respectieve verwerking die moet plaatsvinden, betekent dat er geen garantie is dat alle documenten correct zijn ontvangen en verwerkt en dat de controle beperkt is.
Gebruik van middelen
Handmatige ontvangst, met name van documenten, betekent een groot beslag op middelen voor het beheer. Postkamers, sorteren, voorbereiden, scannen en verwerken verbruiken allemaal middelen.
Invoer fouten
Een van de grootste problemen met handmatige documenten, zoals leveranciersfacturen, is natuurlijk het maken van invoerfouten. Als het document handmatig moet worden verwerkt, betekent dit vervelend invoerwerk en kunnen er gemakkelijk fouten worden gemaakt die van invloed zijn op de volgende stadia van de verwerking van het document, bijvoorbeeld het matchen van crediteurenfacturen.
Verwerkingstijd
Handmatige processen zijn ook tijdrovend. Bij handmatige ontvangst, voorbereiding en verwerking neemt de tijd toe en dat betekent kosten en mogelijk verlies van verrekeningskortingen. Bijvoorbeeld voor facturen van leveranciers.
B2BE's digitaliseringsworkflow
Onze oplossing voor documentdigitalisering betekent dat al uw handmatige documenten, zoals facturen van leveranciers, kunnen worden gedigitaliseerd, zodat u geen papieren documenten meer hoeft te behandelen.
Belangrijkste kenmerken van B2BE's oplossing voor documentdigitalisering
Kop- en regel herkenning
De B2BE-documentdigitaliseringsoplossing kan op basis van de herkenningsvereisten zowel regel- als kopwaarden vastleggen. Dit betekent dat de gegevens volledig kunnen worden verwerkt. De crediteurenadministratie kan bijvoorbeeld de regelwaarden vastleggen als de koptekst niet overeenkomt met de waarde van de goederenontvangst en de inkooporder, zodat problemen op regelniveau kunnen worden geïdentificeerd.
Ontvangst van het document per e-mail
Veel documenten worden tegenwoordig als PDF (of andere beeldbestanden) via e-mail ontvangen. Deze kunnen gemakkelijk door B2BE worden verwerkt als onderdeel van de voorbewerking. Documenten worden uit e-mails verwijderd, controles worden bijgehouden en de inhoud van de e-mail wordt gekoppeld aan de PDF of afbeelding. De documenten worden vervolgens automatisch naar de digitaliseringsoplossing gestuurd.
Gegevensverrijking
B2BE begrijpt, net als bij een EDI-oplossing, dat papieren documenten mogelijk niet de informatie bevatten die een ontvanger nodig heeft en dat er andere gegevens nodig kunnen zijn om de documenten te integreren.
Kwaliteit van de gegevensdigitalisering
De gegevens worden binnen de Document Digitaliseringsoplossing van B2BE tweemaal verwerkt en vergeleken en gevalideerd om fouten te verwijderen. Ook de gegevens in het document kunnen worden gevalideerd om ervoor te zorgen dat de gegevens van de verzender niet zomaar fouten creëren en meer moeite om te corrigeren in het ERP-systeem van de ontvanger.
Automatische afwijzing
Binnen de oplossing voor documentdigitalisering kan ook een reeks bedrijfsregels worden ingesteld om documenten naar de afzender taf te wijzen als het document niet kan worden gedigitaliseerd. Bijvoorbeeld wanneer de inhoud onjuist is of de kwaliteit slecht. Evenzo kunnen documenten die zijn verzonden en waarvan wordt beweerd dat ze een bepaald type document zijn, bijvoorbeeld een factuur, ook worden geweigerd of gewoon worden gearchiveerd en niet worden verwerkt, zodat u niet te maken krijgt met foutieve documenten.
Waarom documentdigitalisering?
Het handmatig invoeren van gegevens op facturen leidt naar schatting tot meer dan 20% aan fouten in de crediteurenadministratie van een organisatie.
Wat u kunt bereiken met de documentdigitaliseringsoplossing van B2BE
100% e-factuurbewijs
Als u een B2BE-documentdigitaliseringsoplossing voor leveranciersfacturen combineert met bijvoorbeeld EDI en Web Trader kunt u 100% van uw leveranciersfacturen elektronisch ontvangen. Dit geldt natuurlijk ook voor andere documentsoorten die logisch zijn om te digitaliseren.
99% Nauwkeurigheid gegevensregistratie
De B2BE-documentdigitaliseringsoplossingen garanderen de nauwkeurigheid van de 99%-gegevensvastlegging op basis van de dubbele verwerkingsaanpak en de vergelijkings-/controle- en rectificatieprocessen. Dit betekent dat de vastgelegde gegevens direct weergeven wat er is verzonden. Natuurlijk kan dit niet correct zijn en de validatie-, verrijkings- en afwijzingsprocessen helpen dit te beheren.
Intelligent toetsen
In veel gevallen heeft uw systeem of een van de B2BE Purchase to Pay of Order to Cash oplossingen slechts bepaalde gegevens uit een document nodig. Dit betekent dat de opzet van de document capture zo kan worden geconfigureerd dat alleen wordt vastgelegd wat u nodig heeft en daadwerkelijk gaat gebruiken.
Betere inzichtelijkheid
Elk document binnen de B2BE Document Digitaliseringsoplossing behoudt het originele document (PDF, afbeelding), de vastgelegde gegevens en het bestand dat uw organisatie heeft ontvangen, zodat u desgewenst precies kunt zien wat er is gebeurd. Uiteraard hebben alle documenten een audit log en als ze deel uitmaken van een grotere transactieset dan kunnen ze ook gekoppeld worden aan de andere gerelateerde documenten.
Succes door digitalisering van documenten
Ook voor
