Druckmanagement-Lösungen

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Nützliche Ressourcen

Automatisieren Sie Ihre gedruckten Dokumente

Auch wenn Sie viele Ihrer Dokumentenverwaltungsanforderungen automatisieren können, müssen viele Dokumente, wie z. B. Rechnungen, nach wie vor gedruckt und versandt werden, da einige Kunden nach wie vor lieber Papier erhalten.

Der Druck und Versand ist zwar nicht die effizienteste Lösung für das Dokumentenmanagement, kann aber von B2BE automatisiert werden, so dass Sie Dokumente wie jedes andere elektronische Dokument elektronisch an B2BE senden können, wobei es sich sogar um denselben Datenstrom handeln kann. Der Druck- und Verteilungsprozess wird dann von B2BE verwaltet, so dass Sie sich nicht mit Papier beschäftigen müssen.

B2BE kann auch die Post konsolidieren und optimieren, um die Kosten zu senken. Wenn Sie über eine vollständige Dokumentenmanagementlösung verfügen, können Handelspartner, die Papierdokumente erhalten, im Laufe der Zeit auf einen kostengünstigeren und effizienteren Ansatz umgestellt werden. Warum sollten Sie weiterhin Dokumente ausdrucken und per Post versenden, wenn B2BE die gesamte Weiterleitung und die Kanäle für Ihre Dokumente verwalten kann?

Druckmanagement hilft bei der Lösung

Zeitaufwendig

Der Zeitaufwand für die Vorbereitung und Verteilung von Dokumenten, die per Post verschickt werden, kann sehr zeitaufwendig und mühsam sein. Die Verwaltung von Lagerbeständen und Inventar, die Verwaltung von Geräten und deren Wartung und schließlich das Drucken, Falten und Kuvertieren von Artikeln verbrauchen eine Menge Zeit.

Fehleranfällig

Wie bei jedem manuellen Prozess oder bei einer gewissen Automatisierung ist die Wahrscheinlichkeit von Fehlern höher. Dies erhöht das Risiko. Sie möchten beispielsweise nicht eine Rechnung für einen Kunden an einen anderen senden.

Teuer

Die Verwaltung einer anspruchsvollen Poststelle ist teuer. Um die Kosten zu senken, müssen Investitionen in Falz- und Frankiermaschinen getätigt werden. Ebenso müssen Vorräte an Briefumschlägen, Briefpapier und Verbrauchsmaterial vorgehalten werden, was zusätzliche Gemein- und Fixkosten verursacht.

Arbeitsintensiv

Die Verwaltung der Geräte für den Druck- und Nachbearbeitungsprozess ist arbeitsintensiv, und bei Abwesenheit eines Mitarbeiters muss ein Failover organisiert werden. Bei kleineren Druck- und Nachbearbeitungsanforderungen, bei denen sich die Investition in Geräte nicht lohnt, erhöht sich der Arbeitsaufwand exponentiell.

Langeweile

Allein die Tatsache, dass die Verwaltung der physischen Postprozesse mühsam ist. Das Personal kann Fehler machen, wenn es unkonzentriert ist, und das hat viele Auswirkungen. Ressourcen sind teuer und könnten in einer Organisation auf viel produktivere Weise eingesetzt werden.

B2BEs Druckmanagement-Workflow

Mit unserer Druckmanagementlösung können Sie den Druck und die Verteilung von physischen Dokumenten automatisieren und so Ihre Kosten senken und gleichzeitig eine hochflexible Dokumentenmanagementlösung aufbauen.

Hauptmerkmale der B2BE Druckmanagement-Lösung

Konsolidierung

B2BE's Druckmanagementlösung ermöglicht die Konsolidierung von Dokumenten an denselben Empfänger, um die Anzahl der erhaltenen Artikel zu reduzieren und die Druck- und Postkosten zu senken. Ebenso kann die Konsolidierung über die Woche oder länger erfolgen, so dass die Postprozesse optimiert werden können, um die Konsolidierung zu erhöhen.

Transparenz

Wie bei jeder B2BE Dokumentenmanagementlösung können Sie alle über die Druckmanagementlösung versendeten Dokumente einsehen und bei Bedarf erneut versenden. Dies erleichtert den Kreditteams den Überblick und die Überwachung von Systemen und Prozessen, wenn Sie z. B. Kundenrechnungen versenden.

Ordentliche Post

Die Adressen können geprüft werden, während sie das System durchlaufen, oder als erste Maßnahme zur Validierung der Adressen, um sicherzustellen, dass die besten Tarife angewendet werden können. Automatische Benachrichtigungen oder Ablehnungen, wenn die Adresse nicht erkennbar ist, können ebenfalls innerhalb der Druckmanagementlösung angewendet werden.

Steuerung des Verbrauchsmaterials

Überlassen Sie B2BE die Verwaltung des Verbrauchsmaterials, damit Sie sich nicht darum kümmern müssen. Egal, ob Sie Normalpapier oder vorgedrucktes Briefpapier verwenden, B2BE kann alle Verbrauchsmaterialien und deren Nachschub verwalten, so dass Sie sich nicht darum kümmern müssen.

Warum Druckmanagement?

Durch die Abschaffung der Verteilung von Papierdokumenten in Ihrem Unternehmen können Sie die Kosten exponentiell senken, da Sie keine Geräte und Ressourcen mehr benötigen.

Was Sie mit B2BEs Druckmanagement-Lösung erreichen können

Niedrigere Betriebskosten

Durch die Kombination von B2BEs Konsolidierungs- und Clean-Mail-Verfahren kann B2BE dazu beitragen, Ihre Postkosten zu senken. Auch die Nutzung unserer Einkaufspreise für Verbrauchsmaterialien und deren Verwaltung kann zur Senkung der Gemeinkosten beitragen. Letztendlich können Ihre Mitarbeiter ihre Zeit sinnvoller nutzen.

Vollständig elektronisch

Aus Ihrer Sicht empfängt B2BE elektronische Dateien und formatiert sie so, dass sie Ihren gedruckten Dokumenten entsprechen, d.h. sie stehen online als PDF-Dateien zur Verfügung und Sie müssen sich nicht mehr mit Papier beschäftigen. Auch der Datenfeed, den B2BE erhält, kann derselbe sein, unabhängig davon, ob das Dokument per EDI, E-Mail oder B2BEs Druckmanagementlösung gesendet wird. Einfach und flexibel!

Auditierbar

Wie alle B2BE Dokumentenmanagement-Lösungen ist auch die Druckmanagement-Lösung prüfbar, so dass alle Dokumente online verfügbar und leicht zugänglich sind und bei Bedarf erneut versandt werden können. Das Dokument kann auch über eine andere Methode, z. B. per E-Mail, erneut versendet werden.

Dokumentenmanagement Migration

Wenn Sie B2BEs Druckmanagementlösung mit einer Dokumentenmanagementlösung kombinieren, können Sie Postempfänger problemlos auf kosteneffizientere und automatisierte Lösungen umstellen, ohne dass Sie irgendwelche Systemänderungen vornehmen müssen. Verlegen Sie z. B. einen Kunden, der Rechnungen in Papierform erhält, auf E-Mail oder EDI.