Workflow-Lösungen für die Dokumentenfreigabe
Sicherstellen, dass nur genehmigte Dokumente an Ihre Handelspartner gesendet werden
Mit dem Workflow für die Dokumentengenehmigung können Sie vordefinierte Regeln festlegen, um zu bestimmen, ob, wie und wann ein Dokument genehmigt werden muss, bevor es an die nächste Etappe seiner Reise geschickt wird. So können z. B. Bestellanforderungen auf der Grundlage von Ausgabenniveaus, GL- oder Geschäftsfunktionsstrukturen oder einer beliebigen Anzahl von Variablen genehmigt werden.
Dokumentgenehmigungen können so eingerichtet und konfiguriert werden, dass sie eine Genehmigung auslösen, die den Genehmiger oder die Genehmigungsgruppe sofort darüber informiert, dass ein Dokument zur Genehmigung ansteht. Natürlich kann eine Genehmigung auch abgelehnt, verwiesen oder mit dem Abfrage-Workflow abgefragt werden. Der Genehmigungs-Workflow ist also in hohem Maße konfigurierbar und intuitiv und stellt sicher, dass jedes Dokument, das genehmigt werden muss, genehmigt wird, bevor es in die nächste Phase geht.
Hauptmerkmale der B2BE Workflow-Lösung für die Dokumentengenehmigung
Cloud-basiert und einfach zu bedienen
Der Workflow ist über die Web-Portal-Lösung zugänglich und somit cloudbasiert, was bedeutet, dass er intuitiv und einfach zu bedienen und von überall aus zugänglich ist.
Jedes Dokument
Der Workflow für die Dokumentengenehmigung ermöglicht die Genehmigung jedes beliebigen Dokuments, wenn dies erforderlich ist. In der Regel handelt es sich dabei jedoch um Bestellanforderungen für Lieferanten, Kundenaufträge, Spesenrechnungen oder Rechnungen im Allgemeinen.
Regelbasierte Genehmigungsmatrix
Der Genehmigungsworkflow für Belege ermöglicht jede beliebige Kombination von Genehmigungsstufen auf der Grundlage von GL-Code, Funktion und Ausgabenniveau.
Verwaltung von Genehmigungsgruppen
Innerhalb der Regelmatrix können Genehmigungsgruppen zugewiesen werden, die eine beliebige Anzahl von Benutzern haben, die auf der Grundlage der definierten Stufe genehmigen können. Genehmigungsgruppen können auch so konfiguriert werden, dass die Genehmigungen gleichmäßig verteilt werden, so dass nicht immer dieselbe Person alles auf dieser Ebene genehmigen muss.
Automatische Meldungen
Der Workflow generiert automatisch Benachrichtigungs-E-Mails auf der Grundlage der Genehmigungsgruppe, der Sie angehören, sodass Sie automatisch benachrichtigt werden, wenn Sie ein Dokument genehmigen müssen.
Aktionsbasierte Regeln
Der Arbeitsablauf ist weitgehend konfigurierbar und ergebnisorientiert: Definieren Sie die Regel(n) und schon sind Sie fertig.
Prüfung und Kontrolle
Natürlich sind bei jedem B2BE-Workflow die Audit- und Kontrollelemente von zentraler Bedeutung, um sicherzustellen, dass historische Genehmigungen, Ablehnungen oder andere Maßnahmen vollständig nachprüfbar sind, so dass im Falle eines Problems jederzeit auf sie verwiesen werden kann.
B2BEs Arbeitsablauf für die Dokumentengenehmigung
Unser Workflow für die Dokumentengenehmigung ermöglicht es Ihnen, die Regeln zu definieren, die auf ein Dokument angewendet werden sollen, während es das System durchläuft, so dass Dokumente, die nicht genehmigt werden können, manuell überprüft werden können.
