Solutions de flux de travail pour l'approbation des documents
Veillez à ce que seuls les documents approuvés soient envoyés à vos partenaires commerciaux.
Le workflow d'approbation des documents vous permet de définir des règles prédéfinies pour déterminer si, comment et quand un document doit être approuvé avant d'être envoyé à l'étape suivante de son parcours. Par exemple, les demandes d'achat peuvent devoir être approuvées en fonction des niveaux de dépenses, de la structure du GL ou de la fonction commerciale ou d'un certain nombre de variables.
Les approbations de documents peuvent être mises en place et configurées pour déclencher l'approbation qui informera immédiatement l'approbateur ou le groupe d'approbation qu'un document est en attente d'approbation. Bien entendu, une approbation peut être refusée ou renvoyée ou encore faire l'objet d'une requête à l'aide du flux de travail de requête. Le flux de travail d'approbation est donc hautement configurable, intuitif et garantit que tout document nécessitant une approbation est approuvé avant de passer à l'étape suivante.
Principales caractéristiques de la solution de workflow d'approbation de documents de B2BE
Basé sur le cloud et facile à utiliser
Le flux de travail est accessible via la solution du portail Web et est donc basé sur le cloud, ce qui signifie qu'il est intuitif et facile à utiliser et accessible de n'importe où.
Tout document
Le workflow d'approbation des documents permet d'approuver n'importe quel document en fonction de la nécessité de le faire. Cependant, il s'agit généralement de demandes d'achat de fournisseurs, de commandes de vente, de factures de frais ou de factures en général.
Matrice d'approbation basée sur des règles
Le workflow d'approbation des documents permet de configurer n'importe quelle permutation et n'importe quel niveau d'approbation en fonction du code GL, de la fonction et des niveaux de dépenses.
Gestion des groupes d'approbation
Dans la matrice de règles, des groupes d'approbation peuvent être assignés et avoir un nombre quelconque d'utilisateurs qui peuvent approuver en fonction du niveau défini. Les groupes d'approbation peuvent également être configurés pour répartir la charge des approbations afin que ce ne soit pas toujours la même personne qui approuve tout à ce niveau.
Notifications automatisées
Le flux de travail génère automatiquement des courriels de notification en fonction du groupe d'approbation auquel vous appartenez, de sorte que vous êtes automatiquement informé lorsque vous devez approuver un document.
Règles basées sur l'action
Le flux de travail est largement configurable et basé sur les résultats, définissez la ou les règles et le tour est joué.
Audit et contrôle
Bien entendu, avec chaque flux de travail B2BE, les éléments d'audit et de contrôle sont essentiels pour garantir que l'historique des approbations, des rejets ou de toute autre action est entièrement vérifiable, de sorte qu'il est possible de s'y référer à tout moment en cas de problème.
Flux de travail pour l'approbation des documents de B2BE
Notre flux de travail d'approbation des documents vous permet de définir les règles que vous souhaitez appliquer à un document lors de son passage dans le système, de sorte que les documents qui échouent peuvent être examinés manuellement.
