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L'archivage pour améliorer vos solutions de gestion de documents

Il est important de pouvoir accéder facilement, rapidement et efficacement aux documents que vous envoyez ou recevez, quel que soit le moyen utilisé, afin de garantir une résolution rapide des questions ou des litiges. Grâce à la solution d'archivage de B2BE, les données et documents historiques restent intacts et disponibles pendant la période souhaitée par nos clients.

Lorsqu'un document fait partie d'une transaction, il peut être lié aux documents correspondants afin que l'historique complet de la transaction soit disponible en un instant. Cette fonction est idéale pour les documents transversaux, lorsque différents services doivent accéder aux documents et aux transactions.

L'archivage garantit également que la validation des règles de gestion peut être appliquée sur la base des documents précédents, ce qui est impératif à des fins de déclaration fiscale lorsque des factures sont concernées.

Principales caractéristiques de la solution d'archivage de B2BE

Accès en ligne

Tous les documents archivés peuvent être consultés via l'espace client B2BE ou via la solution du portail Web. Le portail Web offre encore plus de flexibilité au propriétaire et à ses partenaires commerciaux qui peuvent y avoir accès.

Documents liés

Tous les documents envoyés par l'une des solutions de gestion de documents de B2BE peuvent être archivés en fonction des besoins de votre organisation. En outre, si le document constitue une transaction, il peut être relié entre eux. Recherchez un bon de commande et accédez également au POA, POC, ASN et à la facture associés, par exemple.

Accès aux partenaires commerciaux

Tout en permettant à votre organisation d'accéder aux documents sur une période prolongée à l'aide du portail Web, vous pouvez également permettre à vos partenaires commerciaux de consulter leurs propres documents afin de répondre aux exigences d'auto-application.

Audit et contrôle

Tous les documents ont des pistes d'audit et celles-ci sont également facilement accessibles pour les documents archivés. Vous pouvez voir l'historique du document, les actions et les personnes qui l'ont consulté pendant la période d'archivage.

Flexibilité de l'archivage des documents

Si tous les documents peuvent être stockés pendant une période définie, certains documents, ou même des transactions pour certains clients ou fournisseurs, peuvent avoir des règles d'archivage différentes. Si vous avez besoin de stocker des documents à des fins commerciales pendant 3 ans, par exemple, et que pour vous conformer à la réglementation fiscale, vous avez besoin de factures pendant 10 ans, il est possible de le configurer.

Exportation de documents

Les documents peuvent être exportés à partir de l'environnement d'archivage avec tous les documents qui y sont liés et un index facile à utiliser. Si vous souhaitez finalement conserver des copies localement ou simplement conserver des documents après la période d'archivage, cela est facile à gérer.

Flux de travail d'archivage B2BE

Grâce à la solution d'archivage de B2BE, les données et documents historiques restent intacts et disponibles pendant la période souhaitée par nos clients.

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