Traitez-vous automatiquement les factures ou les saisissez-vous encore manuellement dans vos systèmes pour approbation et paiement ?
Si vous avez commencé à automatiser le traitement de vos factures, cela vous permet-il de réaliser les économies de temps et de coûts que vous aviez prévues ?
Il y a beaucoup à gagner en temps et en argent en automatisant le traitement des factures, mais il est important de se rappeler qu'il n'y a pas de "taille unique" en matière d'automatisation. C'est un point important à ne pas oublier lors de la définition de la portée de votre projet.
Il est évident qu'il faut commencer par vos plus gros fournisseurs, mesurés par la valeur totale des factures que vous recevez d'eux. Après tout, ce sont les fournisseurs les plus importants pour la plupart des entreprises. Le problème, cependant, est qu'en termes de nombre de factures, ils représentent probablement le plus petit nombre de factures. En général, ces fournisseurs envoient des factures moins nombreuses, mais plus importantes.
It is the classic 80-20 rule; 80% of the value of invoices represent only 20% of the number of invoices. If you automate the invoices for your largest suppliers, you are still left with the long tail of invoices from your smaller suppliers. They represent 20% of the value but 80% of the headache.
Avec les petits fournisseurs, les difficultés sont encore plus grandes. Il se peut qu'ils n'aient pas de capacité EDI et qu'ils utilisent encore le texte des courriels, les fichiers PDF, les télécopies ou même le papier pour vous envoyer leurs factures. De plus, ces factures sont toutes dans des formats différents et vous ne faites peut-être pas assez d'affaires avec certains fournisseurs pour pouvoir dicter le format des factures qu'ils vous envoient.
Ce sont ces factures provenant de la longue traîne de vos fournisseurs qui vous donneront les plus gros maux de tête si vous ne les abordez pas dans le cadre de votre projet d'automatisation. C'est là qu'une approche "taille unique" ne résout pas tous les problèmes et fait que les projets d'automatisation ne répondent pas aux attentes.
Alors, quelles sont les options pour faire face à la queue des fournisseurs et de leurs factures ?
- EDI - This is the most effective means of automating invoice processing and offers seamless end-to-end integration across your supply chain and back-office systems for all exchanged documents. However, it is likely some of your low volume suppliers will be willing to invest in EDI and the following options may be a better alternative.
- Portail web - If your suppliers are not EDI capable then a Web Portal is the most effective way to send orders to and receive invoices from your smaller suppliers. Suppliers have to register to get access to the portal, increasing security and ensuring the accuracy of invoices.
- ROC - For suppliers that can, or will only send PDF invoices via email then OCR provides the most accurate approach to digitizing invoices. However, due to potentially high setup costs and the need for validation and manual exception handling and error correction, this should not be the preferred option.
- Traduction PDF - This is a lower-cost alternative method to OCR for digitizing PDF invoices and requires less manual intervention than OCR. Not as accurate as EDI but offers suppliers an electronic means of invoicing with little impact on their existing processes.
- Saisie manuelle externalisée - Surprising as it may seem, this is a very cost-effective and accurate means of digitizing invoices and can handle any form of an invoice, including paper invoices that arrive in the post. It is a great way to manage invoices from your tail of suppliers and once I would recommend seriously investigating.
And once you have your invoice digitized, there is validation and three-way matching against goods receipt to do, but I will cover that in another blog.
If you’ve any questions or comments about what I have written here please do not hesitate to drop me a line at scott.shadrach@b2be.com. I will look forward to hearing from you!