Accounts Payable Automation is an automated accounting entry that constitutes a companies obligation to settle a short term debt to its suppliers or creditors – in simple terms, this means that ‘money is owed by a business to suppliers which is seen on the balance sheet as a liability’.
L'automatisation des comptes créditeurs est un moyen de simplifier et d'accélérer le processus de facturation des comptes créditeurs. En accélérant le processus de facturation, vous pouvez donc minimiser les erreurs de données de facturation en supprimant l'intervention humaine. aspect.
Comment automatiser les comptes créditeurs ?
Les organisations qui souhaitent mettre en œuvre un Solution d'automatisation des comptes créditeurs qui est connecté à un système ERP (Enterprise Resource Planning) - ces systèmes sont généralement basés sur le cloud. L'automatisation des comptes créditeurs fonctionne différemment selon les factures qui sont géré.
Selon le type de factures des fournisseurs, elles sont gérées de différentes manières en termes de "dépenses", soit indirectes, soit directes.
Dépenses indirectes : (dépenses ou factures) la solution d'automatisation des comptes créditeurs prend en charge la capture automatique des données, le codage et la distribution des factures à l'approbateur approprié au sein de leur organisation.
Dépenses directes : is where a purchase order is involved, the Accounts Payable automation system which will automatically match the invoice data to the purchase order and if all matches, they directly send the invoice for payment without any human intervention at all.
L'ensemble de ce processus est appelé traitement des factures sans contact et constitue l'objectif final de l'automatisation de la comptabilité fournisseurs. Comme nous l'avons déjà mentionné, il s'agit d'aider à minimiser les défauts et les erreurs dans le service des comptes créditeurs.
En quoi consiste le processus des comptes créditeurs ?
Le processus de comptabilité fournisseurs fait référence à la technologie utilisée pour automatiser et rationaliser la comptabilité fournisseurs. Ce processus supprime les tâches manuelles et offre aux entreprises un meilleur contrôle et une meilleure visibilité de leurs informations financières, tout en permettant un traitement sans contact des factures des fournisseurs.
Le processus code et achemine la facture à travers le flux de travail numérique qui fonctionne selon une logique configurée dans le logiciel d'automatisation des comptes créditeurs de l'entreprise. Ce dernier est ensuite fusionné avec le progiciel de gestion intégré (PGI) de différentes entreprises (Planification des ressources de l'entreprise) transférant harmonieusement les informations entre les systèmes.
It has also been proven to provide a significant saving, cost and time-wise for companies due to the elimination of manual tasks. Accounts Payable also reduces the risks accompanied by human intervention such as fraud, as this process gives management and accounts payable staff visibility and capabilities to report into invoices and transactions company-wide.
Exemples de comptes créditeurs ?
Les comptes créditeurs sont des montants dus à des particuliers ou à des entreprises pour des biens ou des services fournis. Ils sont généralement dus dans un délai de 30 à 60 jours et les entreprises n'ont pas à payer d'intérêts sur ce montant s'il est payé à temps. Des exemples de comptes créditeurs seraient tout type de services comptables ou juridiques, de fournitures et de services publics.
Un exemple courant est celui d'un prêt hypothécaire : vous signez un contrat dans lequel vous remboursez le montant sur une période prédéterminée, par versements échelonnés.
B2BE aimerait vous donner plus d'informations sur les comptes créditeurs et leurs subtilités (par exemple, la correspondance à trois voies), alors n'hésitez pas à contacter l'équipe de B2BE. Équipe de vente B2BE pour savoir comment nous pouvons vous aider au sein de votre organisation, et nous avons prévu une deuxième partie sur ce blog qui expliquera bientôt le calcul des coûts, les flux de travail et le cycle complet de l'automatisation de la comptabilité fournisseurs.