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Ein kontrollierter Ansatz zur Verwaltung von Ausgabenrechnungen

Ausgabenrechnungen sind per definitionem schwieriger zu verwalten und zu kontrollieren und bieten mehr Angriffsfläche für möglichen Missbrauch, da die Waren oder Dienstleistungen bereits verbraucht wurden, ohne dass eine Anforderung oder Bestellung vorlag.

B2BEs Lösung für Spesenrechnungen bedeutet, dass alle Spesenrechnungen genehmigt werden müssen, und zwar auf der Grundlage definierter Geschäftsregeln, Hierarchien, Ausgabenlimits und funktionaler Genehmigungsansätze. Rechnungen können innerhalb des Workflows der Lösung automatisch oder manuell mit GL-Codes versehen werden, bevor sie zur Zahlung vorgelegt werden. So behalten Sie die Kontrolle, können jederzeit nachvollziehen, wo sich eine Rechnung im Genehmigungsprozess befindet und stellen sicher, dass Sie nur das bezahlen, was Sie auch bezahlen sollten.

Hauptmerkmale der B2BE Expense Invoice Lösung

Genehmigen Sie jede Spesenrechnung

Auch wenn Spesenrechnungen nach wie vor für viele Anschaffungen in einem Unternehmen verwendet werden, sollte jede Rechnung genehmigt, angefochten oder abgelehnt werden, wenn sie nicht korrekt ist. B2BEs Cloud-basierte Lösung für Spesenrechnungen ist ein einfaches Mittel, mit dem alle Spesenrechnungen innerhalb einer Organisation zur Genehmigung mit voller Kontrolle und Transparenz verschoben werden können.

GL kodiert Rechnungen einfach und korrekt

Die GL-Kodierung ist für den Weg einer Kostenrechnung ebenso wichtig. Einige Ihrer Lieferanten arbeiten innerhalb eines sehr engen GL-Bereichs, während andere möglicherweise in vielen GL-Gruppen tätig sind. Die Rechnungen lassen sich leicht so verwalten, dass sie von der richtigen Funktion und auf der richtigen Ebene GL-codiert werden. Die GL-Kodierung kann auch so konfiguriert werden, dass Rechnungen automatisch kodiert werden, wenn dies einfacher ist oder in weniger komplexen Szenarien.

Verwalten komplexer Genehmigungsanforderungen

In einem Unternehmen müssen einige Waren oder Dienstleistungen möglicherweise funktionsübergreifend genehmigt werden, z. B. IT-Ausgaben. Eine Geschäftseinheit kann die Kosten tragen, aber die IT-Abteilung muss die Ausgaben genehmigen. B2BEs Lösung für Spesenrechnungen kann für komplexe Genehmigungsanforderungen konfiguriert werden, so dass Rechnungen von den richtigen Personen oder Gruppen genehmigt werden.

Automatische Zuweisung für basierend auf dem Wert

Um den Genehmigungsprozess zu vereinfachen, können Ausgabenrechnungen automatisch Benutzern oder Gruppen zur Genehmigung und GL-Kodierung auf der Grundlage definierter Konfigurationen und der Interpretation von Daten zugewiesen werden. Das bedeutet, dass Rechnungen an der richtigen Stelle beginnen können, um den Aufwand für das Verschieben von Rechnungen innerhalb der Organisation zu verringern.

Verwaltung der Abfragen

Wie bei allen B2BE-Lösungen für die Kreditorenbuchhaltung kann der Abgleich oder die Genehmigung einer Rechnung die Interaktion mit anderen Mitarbeitern des Unternehmens oder sogar mit dem Lieferanten erfordern. Mit dem Abfrage-Workflow können Sie dies tun und alle Gespräche und Ergebnisse für zukünftige Referenzen in einer einzigen Schnittstelle verfolgen.

Verwaltung von elektronischen Rechnungen

Die Automatisierung aller Spesenrechnungen Ihrer Lieferanten, unabhängig davon, wie diese sie versenden, bedeutet, dass ein einziger Datenstrom in Ihre Lösung für Spesenrechnungen einfließt, so dass dieselben Regeln und Prozesse gelten und Ihre Teams nicht je nach Art des Rechnungseingangs unterschiedliche Maßnahmen ergreifen müssen, was in den ersten Schritten Zeit und Mühe spart.