Vous pouvez avoir des partenaires commerciaux qui ne peuvent pas vous transmettre des documents ou des données sous forme électronique (EDI, Web EDI,…).
La numérisation de documents de B2BE (Document Digitization) peut dématérialiser les documents reçus dans des formats de type papier, fax, ou email. Une fois leur dématérialisation effectuée les données électroniques correspondantes peuvent alors être téléchargées dans votre système d’entreprise.
Le processus de numérisation garantit un taux d’exactitude des données de 99,9% afin de vous assurer la réception de données exactes et une représentation fidèle du contenu des documents dématérialisés.
Collecte et préparation des documents
La solution d’archivage électronique de B2BE vous permet de stocker en ligne tout type de document, notamment des commandes clients, des relevés, des avis de remise, etc… Chaque document est individuellement identifié et indexé selon son identificateur unique, par exemple le numéro de commande client, ce qui permet une recherche et une récupération simples et rapides.
Validation des documents et workflow
Avant qu’un document ne soit introduit dans le flux dématérialisé de B2BE, B2BE valide automatiquement le contenu du document de votre partenaire commercial en fonction de vos règles métier. Ce n’est qu’après une telle vérification que ce document est envoyé dans votre système sous format électronique.
Les workflows et le routage des documents sont effectués sur la base de vos règles métier. Ainsi, avnt d’accepter une Facture, vous pourriez vous assurer que toutes les informations demandées ont bien été saisies correctement. Au cas où l’une de ces informations exigées venait à manquer ou n’était pas exacte, le document pourrait être rejeté et retourné à l’envoyeur ou bien routé dans un workflow interne.
Piste d’audit fiable
Tous les documents qui passent par la solution de Document Digitization de B2BE disposent d’une piste d’audit complète. Ainsi à chaque étape du processus, B2BE peut ainsi déterminer où se trouve le document.
Accès aux documents en ligne et disponibilité
Tous les documents gérés par la solution de numérisation de documents de B2BE sont indexés pour qu’ils soient disponibles en ligne pour récupération et consultation, dans un format PDF facile à gérer, via l’Espace Clients de B2BE. Les interfaces peuvent également être personnalisées en utilisant la solution Portail Web de B2BE, ce qui vous permet de conserver la même apparence que celle de votre propre site internet.
100% des documents dématérialisés
Quel que soit leur format d’origine, recevez 100 % de vos factures fournisseurs sous forme dématérialisée, sans intervention humaine.
Automatisez les processus
Améliorez les traitements des documents grâce à des workflows et des routages automatisés de documents électroniques utilisés par votre système de gestion.
Améliorer la performance
Améliorez les temps de traitement des documents pour que des métiers tels que la comptabilité fournisseurs puissent se concentrer sur des activités à forte valeur ajoutée et pro-actives.
Améliorez la visibilité
Augmentez la visibilité d’un document pour les différents métiers de votre entreprise une fois qu’il sera numérisé et accessible en ligne via les interfaces de B2BE et améliorez ainsi la collaboration entre les différentes parties concernées.
Éliminez le stockage des documents papier
Éliminez le besoin de stocker des documents papier et leur récupération en disposant à la place de leur version dématérialisée immédiatement disponible en ligne.
NUMERISATION WORKFLOW
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