La solution Document Archiving de B2BE permet aux entreprises de gérer en ligne, grâce à une solution très souple, tous leurs documents, y compris ceux initialement en papier.
Les documents sont numérisés, téléchargés et indexés. Ils sont alors disponibles en ligne et accessibles à l’aide d’un accès sécurisé en fonction des permissions accordées. Vous pouvez autoriser les employés à consulter tous les documents ou seulement certains d’entre eux. Vous pouvez même choisir de permettre l’accès à des tiers, tels que des clients ou des fournisseurs, si les documents les concernent.
Tout type de document
La solution d’archivage électronique de B2BE vous permet de stocker en ligne tout type de document, notamment des commandes clients, des relevés, des avis de remise, etc… Chaque document est individuellement identifié et indexé selon son identificateur unique, par exemple le numéro de commande client, ce qui permet une recherche et une récupération simples et rapides.
Format de stockage documents standardisé
Tous les documents stockés en ligne sont numérisés et enregistrés au format PDF. Cela facilite leur utilisation et permet de les imprimer, de les sauvegarder, ou de les attacher à des e-mails.
Téléchargement et diffusion
Les documents archivés peuvent être récupérés via l’interface de recherche prédéfinie. Ces documents dématérialisés peuvent être téléchargés localement (individuellement ou en lots), et envoyés par e-mail si nécessaire.
Workflow
Vous pouvez personnaliser le workflow pour prendre en compte votre processus de téléchargement et de stockage. Tous les workflows peuvent être adaptés à vos besoins, de manière à ce vous puissiez traiter vos documents en ligne, rapidement, et efficacement.
Numérisation de Document
Si certains documents, sous forme papier par exemple, ne peuvent pas être stockés directement dans la solution d’archivage électronique de B2BE, il n’est pas nécessaire de demander à votre personnel de les saisir dans votre système de comptabilité ou d’entreprise. B2BE peut en effet fournir un processus de numérisation de document (Document Digitization), pour que les documents tels que les factures fournisseurs soient convertis en fichiers électroniques. Ces fichiers peuvent alors être automatiquement chargés dans votre système, sans ressaisie.
Supprimer l’obligation de stocker du papier
Les documents papiers qui ont été traités sont difficiles à gérer. La solution pour archivage électronique de B2BE vous permet de dématérialiser vos documents papier et d’en conserver des copies électroniques, éliminant ainsi le besoin de stocker des documents anciens dans des boîtes poussiéreuses.
Récupération plus rapide des documents
Au cours du processus de numérisation et d’archivage, l’information peut être stockée en fonction des exigences de votre organisation. Ainsi, quand vous avez besoin d’un ancien document, vous pouvez le récupérer rapidement et facilement en utilisant un certain nombre de critères de recherche.
Stockage sécurisé de documents
Le stockage des documents est hautement sécurisé. Vous pouvez configurer les documents pour qu’ils soient accessibles par seulement certains employés ou vous pouvez les rendre plus largement disponibles. Si vous le voulez, vous pouvez même rendre accessibles à vos fournisseurs et à vos clients les documents qui peuvent aussi les concerner.
Connectivité plug and play
La solution d’archivage électronique est conçue pour s’interconnecter facilement avec tous les produits et les solutions de B2BE pour que vous puissiez archiver tous les types de documents pour la durée qui vous convient. Chaque type de document peut en effet être archivé pendant une durée qui peut dépendre soit des besoins métier ou des réglementations fiscales, pour les factures par exemple.
ARCHIVAGE ELECTRONIQUE WORKFLOW
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