U handelt wellicht met partners die geen documenten of gegevens elektronisch kunnen verzenden (EDI). B2BE’s document digitalisering product kan handmatige documenten (ontvangen op papier, fax of per e-mail) omzetten in EDI-bestanden en automatisch uploaden naar uw bedrijfssysteem.
Dankzij het digitaliseringsproces kunnen veel records worden gevalideerd en verrijkt als onderdeel van het proces en kunnen ook gegevens uit andere documenten, zoals inkooporders, worden gebruikt als dit helpt bij het verwerken van een document in uw omgeving.
Het digitaliseringsproces garandeert ook gegevenssnelheden van 99,9%, zodat u verzekerd bent van nauwkeurige gegevens en een exacte weergave van de inhoud van het document.
Document verzameling en voorbereiding
Documenten kunnen worden verzameld op aangewezen locaties voorafgaand aan het scannen of doorgestuurd naar een gedefinieerde mailbox of locatie voor het ophalen. De documenten worden vervolgens voorbereid voor scannen, uit enveloppen gehaald, nietjes verwijderd en gesorteerd op documenttype.
Dit betekent dat uw organisatie het papier zelfs niet hoeft te beheren als u dat niet wilt en de documenten kunnen worden gedigitaliseerd en ontvangen door uw organisatie door meerdere handmatige stappen elektronisch te verwijderen binnen een proces.
Documentvalidatie en workflow
Nadat de documenten zijn gescand en in de digitaliseringsomgeving zijn geladen, worden gegevens vastgelegd op basis van de vereisten die aan het document zijn gekoppeld en worden ze gevalideerd volgens een reeks bedrijfs -of procesregels.
Met validatiefouten kan een document handmatig worden beheerd voor herverwerking of in sommige gevallen worden terug gedeeld met de initiatiefnemer voor rectificatie en re-verzending.
Alle documenten worden geïndexeerd op basis van het gedefinieerde indexeringscriterium en documenttype en de PDF-afbeeldingen van de papieren documenten worden online beschikbaar gesteld.
Volledig audit trails
Alle documenten binnen de B2BE digitaliseringsomgeving hebben een volledig controletraject van documentontvangst tot verwerking en tenslotte als elektronisch bestand naar uw bedrijfsomgeving. Audit trails zijn online beschikbaar en zijn gekoppeld aan de documenten.
Onlinetoegang tot documenten en beschikbaarheid
Alle documenten die via het digitaliseringsproces worden beheerd, worden geïndexeerd zodat ze online beschikbaar worden gesteld voor ophalen en bekijken in een gemakkelijk te beheren PDF-indeling.
Alle documenten worden geïndexeerd op basis van de opvraagvereisten en de toegang is gebaseerd op de machtigingen en toegangsniveaus van een gebruiker, zodat gevoelige documenten niet worden gedeeld met het verkeerde personeel of handelspartners.
100% elektronische documentontvangst
Ontvang 100% van de facturen van uw leverancier elektronisch, zonder menselijke tussenkomst. Eenvoudig te combineren met B2BE’s EDI producten.
Automatiseer processen
Verbeter documentprocessen door extra geautomatiseerde workflows en routing door automatisch gedigitaliseerde documenten in uw bedrijfssysteem te laden.
De doorvoer verbeteren
Verbeter de verwerking van documenten en doorlooptijden, zodat functies zoals crediteuren zich kunnen richten op value add en pro-actieve gebieden.
Verbeter de zichtbaarheid
Vergroot de zichtbaarheid van documenten in uw bedrijf zodra documenten worden gedigitaliseerd via de online tools van B2BE, zodat ze waar nodig breder gedeeld kunnen worden.
Verwijder de opslag van hard copy documenten
Verwijder de noodzaak voor het opslaan en ophalen van papieren documenten, omdat alle documenten online beschikbaar zijn en binnen enkele seconden kunnen worden gedownload.
DIGITALISERING WORKFLOW
Voer uw gegevens in als u een vraag heeft of wilt dat wij u terugbellen
Wilt u ons een vraag stellen? Neem contact op!
Voer uw gegevens in als u een vraag heeft of wilt dat wij u terugbellen
