Elektronische documenten kunnen automatisch worden gearchiveerd als onderdeel van het verzendproces tussen uw organisatie en uw handelspartners, klanten of leveranciers. Papieren documenten worden gescand, geüpload en geïndexeerd in dezelfde omgeving. Documenten zijn online beschikbaar via een beveiligd, op machtigingen gebaseerd, B2BE gehost webportaal. U kunt werknemers toestaan om alle documenten te bekijken of slechts enkele. U kunt toegang door derden toestaan, zoals klanten, leveranciers, incassobureaus, filialen of winkels of andere partijen bij het document.
Elk documenttype
Bewaard elk type document online, inclusief verkooporders, facturen, overzichten, overboekingsadviezen enz. Zoeken en ophalen is snel en eenvoudig omdat elk document uniek geïdentificeerd en geïndexeerd is op basis van zijn unieke identificatiecode (bijvoorbeeld klantorder of factuurnummer).
Gestandaardiseerde documentopslag
Alle papieren documenten worden gescand en opgeslagen als PDF-bestanden, waardoor ze eenvoudig te openen, af te drukken, op te slaan en e-mailen te zijn. Op dezelfde manier kunnen elektronische documenten, op EDI gebaseerde documenten, ook in PDF worden weergegeven (evenals hun elektronische versies).
Online toegang en downloaden
Gearchiveerde documenten kunnen worden opgehaald via een beveiligde online interface met behulp van zoekfunctionaliteiten om te zoeken naar de unieke ID of andere documentvariabelen. Documenten kunnen lokaal (individueel of in batch) worden gedownload en kunnen per e-mail worden verzonden.
Workflow
Gearchiveerde documenten kunnen worden gecombineerd met de workflow oplossingen van B2BE als onderdeel van het upload -en opslagproces. Facturen kunnen bijvoorbeeld goedkeuring en GL-codering vereisen voordat ze worden verwerkt en gearchiveerd. Workflows kunnen ook worden aangepast aan uw behoeften, zodat u documenten online, snel en efficiënt kunt verwerken.
Document digitalisatie
Als documenten in de B2BE archiveringsoplossing moeten worden gecodeerd in uw boekhoud of bedrijfssysteem, converteert de documentdigitalisering van B2BE documenten (zoals leveranciersfacturen) naar elektronische bestanden. Deze bestanden kunnen automatisch worden geüpload naar uw systeem zonder opnieuw te worden ingetoetst en automatisch worden gearchiveerd om de meeste menselijke tussenkomst te verwijderen.
Stop met het opslaan van papier
Verwerkte papieren documenten zijn moeilijk te beheren. De archiefoplossing van B2BE zorgt ervoor dat u al uw belangrijke bedrijfsdocumenten online heeftt en ze gemakkelijk terug te halen zijn. Het is niet nodig om oude documenten in stoffige dozen op te slaan.
Snellere documentontsluiting
Wanneer u een oud document nodig heeft, kunt u het snel en gemakkelijk terughalen via een veilige online omgeving.
Veilige documentopslag
Documentopslag is zeer veilig. U kunt een document algemeen beschikbaar maken of u kunt de toegang beperken. Als u wilt, kunt u leveranciers of klanten toegang geven tot hun documenten. Uw organisatie beheert wie toegang heeft tot welk document.
Plug-and-play connectiviteit
De archiveringsoplossing is ontworpen om plug-and-play met alle producten en oplossingen van alle B2BE, zodat u documenten voor langere tijd kunt opslaan. Elk documenttype kan worden opgeslagen voor verschillende tijdsperioden die betrekking kunnen hebben op zakelijke vereisten of belastingvereisten, bijvoorbeeld voor facturen.
DOCUMENT ARCHIVERING WORKFLOW
Voer uw gegevens in als u een vraag heeft of wilt dat wij u terugbellen
Wilt u ons een vraag stellen? Neem contact op!
Voer uw gegevens in als u een vraag heeft of wilt dat wij u terugbellen
