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Une approche contrôlée pour gérer les factures de frais

Par définition, les factures de dépenses sont plus difficiles à gérer et à contrôler, et elles sont plus sujettes à des abus éventuels, étant donné que les biens ou les services ont déjà été consommés sans demande ou bon de commande.

La solution Facture de frais de B2BE signifie que toutes les factures de frais doivent être approuvées, et approuvées sur la base de règles commerciales, d'une hiérarchie, de limites de dépenses et d'approches d'approbation fonctionnelle définies. Les factures peuvent être codées GL au sein du workflow de la solution, automatiquement ou manuellement, avant que les factures ne soient présentées pour paiement. Gardez le contrôle, sachez à tout moment où en est une facture de frais dans le processus d'approbation et assurez-vous de ne payer que ce que vous devez payer.

Principales caractéristiques de la solution Facture de frais de B2BE

Approuver chaque facture de dépenses

Bien que les factures de frais restent prolifiques pour de nombreux achats dans une organisation, chaque facture doit être approuvée, interrogée ou rejetée si elle est incorrecte dans le cadre de son parcours. La solution de B2BE pour les factures de frais basée sur le cloud est un moyen facile de déplacer toutes les factures de frais dans une organisation pour approbation avec un contrôle et une visibilité complets.

Codification GL des factures de manière simple et correcte

Le codage GL est tout aussi important dans le parcours d'une facture de frais. Certains de vos fournisseurs opèrent dans une fourchette de GL très étroite, tandis que d'autres peuvent opérer dans de nombreux groupes de GL. Les factures sont facilement gérées pour être codées GL par la bonne fonction et au bon niveau. Il est également possible de configurer le codage GL pour coder automatiquement les factures si cela est plus facile ou dans des scénarios moins complexes.

Gérer les exigences complexes en matière d'approbation

Dans une organisation, certains biens ou services peuvent nécessiter des approbations interfonctionnelles, comme les dépenses informatiques. Une unité opérationnelle peut porter le coût mais le service informatique doit approuver la dépense. La solution de facturation des dépenses de B2BE peut être configurée pour des besoins d'approbation complexes afin que les factures soient approuvées par les bonnes personnes ou les bons groupes.

Affectation automatique pour en fonction de la valeur

Pour faciliter le processus d'approbation, les factures de dépenses peuvent être automatiquement attribuées à des utilisateurs ou à des groupes pour approbation et codage GL en fonction de configurations définies et de l'interprétation des données. Cela signifie que les factures peuvent commencer au bon endroit pour aider à réduire la charge de déplacement de la facture dans l'organisation.

Gestion des requêtes

Comme pour toutes les solutions de comptabilité fournisseurs de B2BE, la mise en correspondance ou l'approbation d'une facture peut nécessiter l'intervention d'autres personnes au sein de l'organisation, voire du fournisseur. Le flux de travail des requêtes vous permet de le faire et de garder une trace de toutes les conversations et des résultats pour une référence future, le tout dans une interface unique.

Gestion des documents de facturation électronique

L'automatisation de toutes les factures de frais de vos fournisseurs, quel que soit leur mode d'envoi, signifie un flux unique dans votre solution de facturation des frais, de sorte que les mêmes règles et processus s'appliquent et que vos équipes n'ont pas besoin de faire des choses différentes en fonction de la façon dont vous avez reçu la facture, ce qui vous fait gagner du temps et de l'énergie dans les premières étapes.