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Aide à la création d'une suite de gestion de documents entièrement électronique pour vos documents sortants.

La solution B2BE Email Gateway est une solution totalement indépendante pour envoyer vos documents commerciaux à vos clients ou fournisseurs par courrier électronique. La solution peut également être intégrée dans une solution de gestion documentaire plus large afin de garantir que 100% des documents sortants de votre organisation soient électroniques.

Si vous souhaitez envoyer des factures à vos clients ou des bons de commande à vos fournisseurs, par exemple, vous pouvez combiner le courrier électronique avec l'EDI et la gestion de l'impression (pour les factures des clients) afin de vous assurer que vous pouvez livrer les documents de la manière la plus efficace et la plus rentable possible, tout en vous assurant une certaine flexibilité, en particulier avec les clients, pour envoyer en fonction de la manière dont ils souhaitent ou veulent recevoir les documents.

L'Email Gateway de B2BE contribue à résoudre les problèmes suivants

Maintenance des e-mails

L'un des problèmes de la distribution de documents par courrier électronique est de s'assurer que l'adresse électronique est exacte et qu'elle le reste. Les données saisies dans votre système sont conservées et les éventuels renvois sont envoyés au bon endroit, si le serveur de messagerie du destinataire envoie des renvois. La gestion des adresses électroniques est essentielle pour garantir que les documents parviennent à la bonne personne ou au bon service.

Renvoi du site

Avec toutes les solutions de gestion de documents, il y a toujours des raisons pour lesquelles les documents doivent être renvoyés, le client a perdu une facture, un bon de commande a été mis à jour. Il n'est pas toujours facile de renvoyer des documents par courrier électronique et de gérer cette opération, en particulier pour les factures des clients qui doivent être identifiées comme des copies, et si cette opération devient manuelle, elle est sujette à l'erreur humaine.

Non automatisé

Sans automatisation, il est impossible d'envoyer des documents par courrier électronique de manière cohérente, au bon moment et au bon endroit.
Idéalement, les documents envoyés par courrier électronique sont automatisés avec des capacités de rebond, ainsi que la cohérence et la validation des courriers électroniques, afin de garantir une réception précise et une meilleure rationalisation des processus documentaires.

Transmissions Coûteuses

De nombreuses organisations, notamment les petites PME ou les entreprises familiales, ne sont pas en mesure d'adopter l'EDI. Cela signifie que votre organisation doit potentiellement envoyer des documents par courrier à ces types de fournisseurs ou de clients, ce qui implique une manipulation manuelle et des frais de courrier, rendant chaque transaction plus coûteuse.

Multi-bénéficiaires

Dans certains cas, les destinataires souhaitent qu'un document soit envoyé en copie (Cc) ou en copie cachée (Bcc) à plusieurs endroits, en fonction de leurs processus commerciaux internes, ce qui doit être géré par votre système et vos processus de messagerie, ce qui n'est pas toujours facile ou possible.

Formats

Les destinataires ne veulent pas toujours des documents simplement au format PDF, ils peuvent vouloir des documents dans d'autres formats pour un certain nombre de raisons. Certains souhaitent recevoir par courrier électronique des fichiers XML ou .csv, par exemple, et les intègrent automatiquement ou manuellement. La demande des clients peut donc justifier la nécessité de faire preuve de souplesse quant au format d'envoi.

Workflow de l'Email Gateway de B2BE

Notre solution Email Gateway vous permet d'envoyer des documents par voie électronique lorsque le destinataire ne peut pas prendre en charge une solution EDI, ce qui vous donne de plus grandes possibilités de gestion des documents.

Principales caractéristiques de la solution B2BE Email Gateway

Formatage automatique des documents

Tous les documents peuvent être formatés pour représenter votre format papier. Par exemple, la facture que B2BE envoie à votre client par e-mail reprendra le format de votre facture. De même, si vous avez besoin d'envoyer des documents dans un format de fichier spécifique tel que .csv/Excel ou similaire, cela est également possible.

Validation des e-mails

La validation basée sur des règles de B2BE peut vous avertir automatiquement lorsqu'une adresse électronique du destinataire n'est pas structurée correctement, ce qui permet de la rectifier afin que tout autre document soit envoyé au bon destinataire.

Acheminement des documents

B2BE peut soit utiliser l'adresse électronique que vous envoyez dans le fichier pour distribuer le document au destinataire, soit utiliser le workflow de routage des documents. La configuration des destinataires, des formats de documents et bien d'autres choses encore peuvent être facilement gérées par l'entreprise.

Renvoi du document

Le Email Gateway de B2BE supporte également la retransmission de documents par e-mail. Que ce soit par courriel initialement ou non. Il est simple de sélectionner le document et de le renvoyer à un destinataire d'un simple clic.

Alertes et notifications

L'Email Gateway de B2BE a la capacité de vous avertir lorsque des transactions échouent à la validation, de sorte qu'elles peuvent être gérées en temps utile et que vous pouvez vous concentrer sur d'autres priorités et laisser l'automatisation faire son travail.

Audit et visibilité

La passerelle de courrier électronique offre également une grande visibilité des documents envoyés par courrier électronique, de leur destinataire, de leur date et d'une piste d'audit afin de garantir une visibilité et un contrôle complets.

Pourquoi le courrier électronique ?

Une solution de gestion de documents entièrement automatisée, qui inclut la messagerie électronique, peut réduire vos coûts de gestion de documents de 80% ou plus.

Ce que vous pouvez réaliser avec la solution Email Gateway de B2BE

Tout format, tout récepteur

La gestion des destinataires et des formats, même dans le cadre de documents électroniques, n'est pas toujours simple. Certains clients ou fournisseurs peuvent avoir besoin de formats différents et, en fait, de documents envoyés à des destinataires différents, ou encore par courriel et par EDI dans certains cas. La solution de B2BE est synonyme de facilité d'utilisation et peut gérer tout ce que vous souhaitez envoyer ou qu'un destinataire souhaite recevoir.

Automatique et facile

Toutes les solutions de gestion de documents de B2BE permettent d'automatiser et de faciliter la gestion des documents. Si vous envoyez ou recevez déjà des documents par EDI, il est facile d'inclure une solution de courrier électronique pour le document. B2BE peut utiliser la même structure de fichier et le même format pour l'envoi par courrier électronique.

Visibilité de l'entreprise

Lorsque les documents sont envoyés par courrier électronique, cela signifie également qu'ils sont disponibles en ligne et que l'expéditeur et le destinataire peuvent y accéder s'ils en ont besoin. De même, la visibilité signifie qu'ils ne sont pas obligés de s'adresser à l'informatique pour obtenir un soutien interne et retrouver un document.

Évolutivité

L'Email Gateway de B2BE est hautement évolutif. Les augmentations de volumes peuvent être facilement absorbées par l'infrastructure de B2BE, ce qui permet d'éviter l'accumulation de documents et leur réception immédiate par le destinataire.

Réduction des coûts de traitement des documents

Le courrier électronique, même s'il n'automatise pas les deux parties de la transaction, comme l'EDI, permet de réaliser des économies et offre une plus grande souplesse que les documents papier. Le travail manuel est supprimé, l'audit et le contrôle sont ajoutés et, globalement, l'envoi de documents par courrier électronique est synonyme d'automatisation pour l'expéditeur.